La Kanban Board come strumento di Project Management

Cos’è la Kanban Board? Come può rivelarsi utile all’interno del project management?

Il metodo Kanban (“tabellone” in giapponese) nasce durante gli anni ’40 all’interno della Toyota con lo scopo di efficientare il processo di produzione e ridurre gli sprechi.
Negli ultimi decenni è stato perfezionato come vero e proprio strumento applicabile in vari processi aziendali all’interno della metodologia Agile.

Come funziona?

La Kanban Board è concettualmente una lavagna suddivisa in varie colonne corrispondenti ad ogni fase del processo.
All’interno di queste colonne dei cartellini, o post-it, (“Kanban Cards) rappresentano le attività da eseguire.
Ad ogni colonna viene assegnato un limite di attività ospitabili (WIP Limit o “Work In Progess Limit”).
Fino a quando un’attività non verrà completata non potrà essere spostata nella colonna successiva (a destra). Questo comporta che se una colonna ha raggiunto il limite di attività (cartellini), le attività completate nella colonna precedente (a sinistra) non potranno essere spostate in quest’ultima creando un blocco.
I sistemi di questo tipo vengono chiamati “pull”, in quanto il flusso viene “tirato” dalle fasi successive creando una vera e propria coda di attività.
In questa maniera il team potrà facilmente capire quale attività sta provocando un ingorgo e intervenire.
Se una colonna riceve più attività di quelle che riesce a completare sarà possibile individuare velocemente il problema.
L’esempio presente nelle immagini seguenti rappresenta un modello base utile a capire il funzionamento. Consiglio di inserire più colonne possibili (senza esagerare) in maniera da poter individuare con esattezza eventuali problemi ed avere un quadro chiaro del flusso di lavoro.

Kanban Board base

All’interno delle Kanban Cards è possibile inserire i membri del team che stanno svolgendo le attività, la descrizione della stessa, le scadenze ecc.
Possiamo anche modificare la tabella indicando le attività più urgenti a cui assegnare più risorse attraverso delle righe aggiuntive o corsie (swimlanes).

kanban board Swimlane

Nel caso di “ingorgo” sarà possibile applicare la tecnica dello swarming concentrando tutto il team sull’attività bloccante da risolvere.

kanban board Swarming

Solitamente vengono utilizzati cartellini di diversi colori a seconda del tipo di attività o di qualsiasi altra caratteristica concordata.

Kanban Board foglietti colorati

Come stabilire il WIP Limit?

Al fine di ottimizzare il carico di lavoro il limite del Work In Progress deve essere stabilito a seconda delle capacità di lavoro del team e delle caratteristiche del progetto.
Se il numero di attività limite è troppo piccolo avremo momenti di inattività e stallo.
Se il numero è troppo grande il team potrebbe avere un carico di lavoro eccessivo con attività troppo eterogenee tra loro.
È bene utilizzare degli indicatori di performance (KPI) che possano mostrare la reale capacità produttiva del team.

Benefici

Tra i benefici di questo metodo possiamo elencare:

  • Individuazione delle inefficienze.
  • Controllo delle tempistiche del flusso di lavorazione.
  • Aumento della produttività e dell’efficienza.
  • Individuazione dei colli di bottiglia.
  • Miglioramento della collaborazione grazie a uno strumento semplice.
  • Miglior focalizzazione dei componenti del team sui compiti assegnati.
  • Flessibilità grazie alla possibilità di modifica dello strumento per adattarlo alle necessità correnti.

Kanban Boards moderne

Esistono oggi tantissimi software che possono sostituire la classica lavagna e permettere una condivisione delle informazioni in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.
Alcuni di queste piattaforme (Trello, Jira, KanbanTool ecc.) offrono molti strumenti aggiuntivi per una gestione più semplice ed immediata del progetto.

Metodologia della Kanban Board all’interno dei processi di Project Management